一、編號應該反應分類
編號如能反應分類，則在打印報表時，同類之資料才會被匯總于一處，將方便被比較或匯總。分類之一般原則是大分類號在前，小分類號在后，依序排列。例如編號時，可以第一、二碼表示大分類，第三、四、五碼表示中分類，第六、七碼表示小分類，之后則徑行編以幾碼的流水號即可。如果擔心日后有新增資料發生，則可以在分類號或流水號中預留一些空號以便日后可以插入。
二、編號應該反應順序
排序是電腦強大功能之一。資料在打印或查詢時通常會依資料編號的大小順序由小到大(或由大到小)排列。因此如果我們需要資料在打印時按照某一種順序來排列，就應該在編號時對于資料編號之大小順序事前加以規劃。
三、變動屬性不應納入編號
有些資料之某項屬性如果在未來有可能發生變動，則絕不可將該屬性納入編號中。否則，一但發生變動時，是否要修改編號將會成為十分困擾的抉擇。例如員工所屬部門就不可納入員工編號中，因為員工調動部門是經常可能發生的。其它如客戶所屬之責任區，商品之分類別 (Group Code)，業務員的所屬區域...等等皆是如此。正確的方法，應將這些屬性另設獨立的欄位表達。
四、編號愈簡短愈好
編號之目的在求簡化，因此編號位數愈少愈好。如此，可以節省閱讀、抄寫、輸入的作業時間，增加資料處理之效率。再者，由于編號簡短，在處理的過程中出錯的機率也能夠因而降低。
五、避免采用有意義編號
很多人在設計編號時都希望讓編號反映某些意義，目的在使編號容易記憶或者可以「望字生義」。因此往往以英文單前綴幾碼或縮寫字母冠于編號上。在編料號時則喜歡把一些規格、尺寸等屬性直接反映于料號中。或許在資料筆數少時，這種方式的確可以獲得一些方便。但在資料筆數龐大時，此一方法事實上已收不到「易記」的效果，反而使「分類性」、「順序性」、「彈性」及「唯一性」…等更重要的編號原則難以兼顧，結果只是徒增編號工作的困擾而已。有許多公司，特別是電子電機裝配業常常就是為了要理出有意義的料號體系，而使得編號工作變得異常艱巨、耗時，甚至編到一半就夭折而難以接續下去。再不然就是勉強將現行料件都編上了料號，結果日后有新增的料件時，卻發覺實在不易遵行原來的原則來進行新料件的編號工作。
事實上，料號僅是料件的代碼。是在電腦化時作為使用者與電腦之間的溝通工具而已。它甚至可以不需要具備任何意義，就像我們的身份證號碼一樣。如果能體認這一觀點，那么即使有上萬筆的料件，也可以在短短兩、三周內就完成整個編號工作。在國外，甚至有許多公司干脆就用亂數法則直接賦予料件編號，而絲毫不會影響電腦作業的進行。因為在料件筆數龐大的電腦化作業中我們不需要也不可能去記憶一個料號所代表的料件。我們要知道的只是料件的品名規格(Description)，而所有的資料在打印或顯示時，品名規格都會伴隨著料號出現。
六、避免使用英文字母
亦就是說最好全部用阿拉伯數字來編號。一則可使鍵入編號的作業效率提至最高，一則可避免數字與某些英文字母因為形象或讀音雷同而產生混淆的情形。如果非用英文字母的話，則英文字母最好排在編號之前幾碼，且位數必需一致。千萬要避免英文字母與數字混雜使用。
七、避免使用特殊符號
有人為了使編號段落分明而在編號中使用「-」符號，或者在編號中夾雜「*」「.」「/」...等特殊符號。這些符號之使用將影響輸入之效率，而在口述編號時亦會造成不便，因此最好避免采用。其實編號在使用一段時間后自然會適應，不必刻意去使用一些特殊符號讓段落分明。如果非用這些符號不可，則應該讓符號出現之位置加以固定，否則反而易生困擾。
八、編號長度應求一致
編號長度一致可使閱讀或輸入時一眼即可發現異常錯誤。再者，一致之長度在我們附加檢查號碼時也將方便許多。如果在實際編號時很難求取編號位數之一致，則至少要求同一類者位數一致。譬如在編號時，成品和原料的料號就可能長短差距很大，但我們可以讓成品編號與原料編料號個別有其一致之長度。另外一種方式即將編號短之位數以「0」來補齊。
九、編號應有防錯功能
當編號位數愈長時，我們在閱覽、口述、騰寫及輸入一串阿拉伯數字構成的編號時，發生錯誤、漏字、次序顛倒、重復等錯誤的機率就愈為頻繁。有時這種錯誤會導致資料張冠李戴之嚴重后果。因此只要編號長度超過六碼以上者，就應該考慮在編號后加上一位「檢查號碼」，而視為編號的一部份。如此我們即可用電腦來判斷并警告資料輸入時發生的錯誤。