本文提出物料規格“六大特性”的描述方法，介紹物料命名規則的設計過程，在物料編碼規則的基礎上，建立一套便捷、靈活的物料命名規則，應用于多元化業務集團管理企業，有效解決一物多碼、一碼多物、描述不規范等問題。

 

ERP系統的物料基礎數據相當于人的血液，遍及全身，維持各器官組織的相互聯系，在人體生命活動中發揮重要的功能。為了唯一標識物料代碼，企業制訂了物料編碼規則，使用編碼器進行編碼，經過多年應用，很多企業依然存在一物多碼、一碼多物、描述不規范、規則不靈活等困擾。在編碼過程中，強調物料代碼的唯一性，忽略物料命名的唯一性，將導致物料基礎數據不規范、不完整、不準確，因此建立與物料編碼規則相配套的物料命名規則至關重要。下面以某多元化業務集團管理企業為例，介紹如何設計一套適合企業發展的物料命名規則。

 

1、物料命名定義

物料命名是確定唯一標識物料的物料屬性組合，并定義物料屬性的描述方法。物料屬性的組合必須是唯一的，代表一種物料，也就是說，一種物料不能有多個物料屬性組合，一個物料屬性組合不能代表多種物料。

 

 

2、設計原則

 

企業的多元化業務具有一定的相關性，隨著多元化業務的發展，重新制訂了物料編碼規則，采用“類別（2位）+流水號（6位）”，同時建立了與物料編碼規則相配套的物料命名規則，設計原則有：

 

    （1） 唯一性。從命名維度上確定物料關鍵屬性組合，確保唯一，比如：物料名稱、規格、圖號三者作為一個組合，一個組合內容代表一種物料。

 

    （2） 相關性。基于物料編碼規則的類別，細分物料命名的類別。采用大、中、小三類細分規格描述，建立物料編碼規則與物料命名規則的關聯關系，方便用戶使用，增強用戶體驗。

 

    （3） 統一性。考慮一個組織（集團企業）內不同企業之間的數據交換，一個組織內只能使用一套物料命名規則。

 

    （4） 便捷性。用戶能快速查找關注的物料屬性組合，快速識別重碼；編碼管理員可以快速審核物料屬性描述的規范性，可以快速調整物料命名規則。在物料編碼申請過程，用戶無需背熟物料命名規則，即選即用，所見所得。

 

    （5） 靈活性。物料命名規則可以根據物料類別情況靈活新增、變更分類或六大特性，不影響物料編碼規則的完整性，不破壞固有物料編碼規則。

 

3、物料命名規則的設計

計

3.1 集中歸口管理

 

設置一個PDM產品數據帳套，存放全部帳套的物料編碼。各分公司、子公司、事業部各設置獨立帳套，存放各自使用的物料編碼，在自己帳套上提出物料編碼申請。歸口管理部門在PDM帳套上審核編碼申請單，創建編碼。如果PDM帳套中已存在的物料編碼，申請人員可以直接將PDM的物料代碼復制到自己的帳套，無需編碼申請。

 

 

3.2 建立物料編碼規則配置表

 

制訂物料編碼規則，采用“類別（2位）+流水號（6位）” 方式，扁平化類別，根據企業實際業務發生的物料，進行歸類。例如：金屬加工件類的類別代碼E0，緊固件類的類別代碼M0。

 

3.3 建立物料命名規則配置表

 

    (1) 定義物料規格屬性

 

    物料“規格”屬性是用于描述物料的關鍵特性值，比如：型號、材質、長寬高、厚度、長度、顏色等。

 

    (2) 定義物料命名的唯一性

     定義物料名稱、物料規格和圖號三者一體構成物料唯一的屬性組合，每個組合代表一種物料，一個物料代碼。

      (3) 分類

     按照物料關鍵特性值的相關性原則，在物料編碼規則的類別基礎上建立物料命名規則的細分類，通常劃分為大、中、小三類，每個小類都有與眾不同的物料關鍵特性值，即有不同的規格描述。采用大類（2位）、中類（1位）、小類（2位）對每個小類進行編碼，保持大類的代碼與物料編碼規則的分類代碼一致。每個物料的名稱必須包含小類的名稱。

      (4) 六大特性

     每個小類的物料關鍵特性值的個數不一樣，1個至5個不等，同時考慮每個小類中不同物料的特性值可能存在差異性，因此規格屬性設定了“六大特性”描述方法，其中每個小類設有一個“其他”特性值，描述差異性的特性值。

    根據小分類規格描述的實際情況，按序按需為每個小分類設定特性值，共同且重要的特性值設置在前面，共同且次要的特性值緊跟在后面，最后的特性值設定為“其他”。“其他”特性值可以自由描述，不約束。規格各特性值之間使用“_”作為連接符合。每個小分類設定規格示例，為物料編碼的申請人員和管理人員提供參考。

 

    每個物料的規格必須按對應小分類設定的特性值進行描述，不能顛倒順序，除“其他”特性值外，每個特性值都必須填寫。

 

  六大特性示例1：金屬加工件類-承架類-安裝架，小分類編碼：E0201

   規格示例Q235-A_δ=2.5mm_1000×303×12mm_噴灰色

 

 

六大特性示例2：緊固件類-固定座類-護線套，小分類編碼：M0B04

規格示例OSB-10_開孔尺寸φ9.5_線孔φ6.7_NYLON66_黑色

 

3.4 物料編碼申請流程及控制

 

 

 

   (1)檢查PDM是否有可用代碼

    用戶申請物料編碼前，檢查PDM帳套是否有可用的物料代碼，如果有，點擊“復制”將物料代碼復制到自己的帳套上，可以直接使用，無需申請新代碼。

 

    (2)“六大特性值”

    用戶根據自己選擇的類別，系統自動顯示對應的六大特性值欄位，無關的特性值不顯示，供用戶填寫。

 

    (3)檢查是否重碼

    用戶填寫了特性值后，點擊“查詢”，列舉物料的規格欄位中包含填寫特性值內容的物料數據清單，方便用戶再次確認是否重碼。

 

    (4)名稱是否合規

    用戶填寫物料名稱后，執行下一步時，系統自動檢查填寫的物料名稱是否包含了小類名稱。

 

    (5)申請單內容是否合規

    編碼員按照物料編碼規則和物料命名規則，審核用戶物料編碼申請單的內容是否規范，再次檢查是否重碼，確保資料的完整性、規范性、準確性。

 

4、物料命名規則的變更

物料命名規則的編制需要花費很多人力和時間，難免出現細分類不恰當的情況，在規則執行期間需要調整。有的企業歷史物料基礎數據龐大、不規范，在短期內很難全部按規則進行整理，需要分階段完成，在物料整理過程中，也存在物料命名規則需調整的情況。隨著企業的業務發展，現行的物料命名規則不一定能滿足新行業、新產品或新物料的分類要求，也需要隨時調整。

 

由于物料代碼是按照“大類+流水號”創建的，調整物料命名規則中類和小類的規則不影響物料編碼規則。

 

物料命名規則變更時，要確保所有帳套的歷史物料基礎數據的描述按新規則同步變更，保持其屬性的描述與物料命名規則一致。

 

5、建立監管與績效機制建立監管與績效機制

 

對申請人和編碼員制訂績效考核指標，比如：重復編碼率、不合規次數、審核時限、規則優化條數等，定期審查申請人和編碼員的執行情況。

 

6、結束語

 

物料命名規則是物料編碼規則的孿生兄弟，可謂為血液清道夫，清除不規范的數據，創建高品質的物料基礎數據。

 

在物料編碼規則扁平化分類的基礎上，定義了物料屬性組合的唯一性，對物料命名規則進行細分類，設定物料規格的六大特性，建立物料命名規則的配置表；利用信息技術，融合規則、控制于一體，實現了物料命名規則即選即用、所見所得，增強了物料命名規則的便捷性和靈活性，解決了一物多碼、一碼多物、描述不規范問題，滿足企業多元化業務發展需要。

 

 

附錄：

物料編碼的十項基本原則

 

物料編碼是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代表物料、品名、規格或類別及其它有關事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數百種或數千、數萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。

 

物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：

 

簡單性、分類展開性、完整性、單一性、一貫性、可伸縮性、組織性、適應電腦管理、充足性、易記性。下面將依次介紹。

 

1.簡單性

 

編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字元號或數字上應力求簡單明了，這樣可節省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續，并可減少其中的錯誤機會。

 

物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當復雜時，就要將大分類再加以細分，這種分類展開也稱為多級分類。

 

2.分類展開性

 

物料復雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯數字十進制，則每段最多只能由十個細分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。

 

3.完整性

 

在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。

 

新產品新物料的產生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產生，即應賦予新的物料編碼，并規定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發現物料訂購單缺少物料編碼，即應請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。

 

4.單一性

 

物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數個物料編碼，或一個物料編碼有數項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領料、鉆孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區分該物料的三種狀態，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態的物料。

 

5.一貫性

 

物料編碼要統一而有一貫性，如以年限分類為標準時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用別的名字來分類，若要這么做必須要分段或分級進行。

 

6.伸縮性

 

物料編編碼要考慮到未來新產品發展以及產品規格的變更而發生物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現狀加以物料編碼的安排，否則之后新物料產生時，就有新物料無號可編的情況。

 

7.組織性

 

物料編碼依其編碼的系統，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或數據。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。

 

8.適應電腦管理

 

電腦的應用已經比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。

 

9.充足性

 

物料編碼所采用的文字、記號或數字，必須有足夠的數量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統被破壞，費時誤事。

 

10.易記性

 

在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易于記憶的文字、符號或數字，或賦予暗示及聯想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優秀的物料編碼。